Sezione per la regolazione, il controllo e la vigilanza in materia amministrativa

A seguito della Costituzione Apostolica Praedicate Evangelium, la Sezione per la regolazione, il controllo e la vigilanza in materia amministrativa accoglie il servizio interno di Archivio e svolge le proprie principali funzioni nell’ambito della regolamentazione degli appalti e nel settore informatico.

Nel primo ambito, la Sezione formula proposte di normativa, linee guida, indirizzi e procedure in materia di appalti, fornisce supporto e favorisce la conformità dei procedimenti di acquisto alla normativa in vigore.

Nel settore informatico, la Sezione si pone al servizio degli Enti e cura l’informatizzazione di modelli e procedure per semplificare l’operatività e per favorire una razionale organizzazione dell’informazione in ambito amministrativo e l’efficacia dei controlli.

Con Lettera Apostolica in forma di Motu Proprio del 19 maggio 2020 sono state adottate le “Norme sulla trasparenza, il controllo e la concorrenza nelle procedure di aggiudicazione dei contratti pubblici della Santa Sede e dello Stato della Città del Vaticano”, che accolgono le migliori pratiche internazionali in tema di contratti pubblici ed implementano quei principi stabiliti dalla Convenzione per le Nazioni Unite contro la corruzione, cui la Santa Sede aveva già aderito nel settembre 2016.

Le “Norme” stabiliscono un sistema efficace di gestione delle risorse che la Santa Sede amministra, con l’obiettivo di perseguire i fini che della Chiesa sono propri (C.I.C., can. 1254).

All’interno di questo quadro di riferimento è stato costituito l’Ufficio Regolamentazione Appalti che, in una prospettiva di servizio verso gli Enti, interpreta e applica le “Norme”, ne promuove l’aggiornamento, ne garantisce la compliance e definisce linee guida, modelli e procedure operative. 

L’Ufficio Regolamentazione Appalti, quale soggetto indipendente rispetto alle centrali di acquisto (APSA e Governatorato dello Stato della Città del Vaticano) e agli Enti richiedenti l’acquisizione di beni e servizi, in un’ottica di segregazione delle funzioni, svolge principalmente le seguenti attività:

i)      verifica e monitora il prossesso dei requisiti da parte degli operatori economici, ai fini dell’accreditamento nell’Albo informatico;

ii)     definisce i modelli di valutazione delle performance dei fornitori;

iii)    aggiorna l’elenco dei soggetti abilitati alle funzioni di progettista, perito e membro di Commissione Giudicatrice, ed estrae i soggetti che svolgono la funzione di commissario di gara;

iv)    definisce il processo periodico di revisione ed aggiornamento dei prezzi di riferimento;

v)     supporta gli Enti ai fini della pianificazione degli acquisti e della predisposizione di procedure interne, anche finalizzate al decentramento rispetto alle Autorità centralizzate.

Nello svolgimento delle dette attività l’Ufficio lavora in dialogo con le Autorità centralizzate e promuove uno scambio di informazioni a) con la Sezione per il Controllo e la Vigilanza e la Direzione delle Risorse Umane della Segreteria per l’Economia, sulle tematiche di comune interesse, b) con l’Ufficio del Revisore Generale, nella sua qualità di autorità anti corruzione, e c) con l’Autorità di Supervisione e Informazione Finanziaria.

Nella sezione Normativa del sito www.bandipubblici.va sono raccolti tutti i documenti di riferimento relativi alla gestione degli appalti pubblici, comprendenti la normativa primaria (le “Norme”) e il Regolamento che le dà attuazione, unitamente alle Linee Guida dettate nonché alle differenti procedure emanate, compresa quella di iscrizione degli operatori economici all’Albo informatico.

La funzione istituzionale del CED è quella di porsi al servizio degli Enti e supportarli, promuovendo l’efficientamento dei processi, per mezzo dell’utilizzo delle più moderne tecnologie informatiche.

Nel contempo il CED rappresenta lo strumento per supportare una più razionale organizzazione dell’informazione economica e finanziaria della Santa Sede e informatizzare i modelli e le procedure sottostanti, così da garantire la semplificazione delle attività e l’efficacia dei controlli.

In questa prospettiva il CED fornisce linee guida per incoraggiare l’adozione di soluzioni informatiche comuni e l’integrazione delle infrastrutture in unico datacenter. Questo indirizzo è orientato ad assicurare una gestione sicura dei dati e dei sistemi secondo le best practice di settore, per garantire, da un punto di vista tecnico, l’integrità e la disponibilità dell’informazione e per ottimizzare, da un punto di vista economico, gli investimenti conseguendo così una riduzione di spesa.

Il CED, nel datacenter in gestione, accoglie sistemi, software e database degli Enti della Santa Sede per i quali fornisce servizi di Identità digitale e single sign on, application server, collaboration, database, hosting o housing di sistemi informatici, backup centralizzato. Inoltre il CED cura la gestione delle postazioni di lavoro del personale degli Enti fornendo servizi di installazione e set-up, hardening, trouble ticketing, installazione e aggiornamento dei software di pertinenza, monitoraggio centralizzato, antivirus e prevenzione degli incidenti di sicurezza. In ambito sicurezza il CED lavora in costante sinergia con altri Enti vaticani, Governatorato SCV e Dicastero per la Comunicazione applicando le strategie indicate dalle migliori prassi internazionali sul tema.

Ai fini dell’informatizzazione dei processi, il CED cura l’analisi e la raccolta dei requisiti per individuare e implementare le soluzioni più funzionali alle esigenze espresse, possibilmente riusabili per indirizzare i fabbisogni comuni, che agevolino l’interoperabilità e l’integrazione tra i diversi sistemi. Dove appropriato, il CED cura la modellazione e automazione dei processi attraverso metodologie consolidate di “Business Process Management”. Qualora la soluzione individuata richieda l’acquisizione di software dall’esterno, il CED cura la stesura dei capitolati tecnici e fornisce assistenza tecnica alla Centrale di Committenza nel processo di acquisizione adottato.